Gestión externa de procesos en la PYME

¿Gestión externa de procesos?. Eso suena caro y complejo y ni mi empresa ni yo mi estamos para gaitas.

Este es un error frecuente. Expliquemos el porqué.

Comencemos por la cuestión económica. Cuando una empresa acomete un proyecto determinado, con independencia de que su forma de trabajo sea más o menos tradicional, debe reunir el personal necesario para llevarlo a cabo. Ello implica que al proyecto habrá que repercutir el coste de cada empleado además, claro está, de los costes indirectos de su actividad profesional -desplazamientos, dietas, gastos derivados de la actividad, etc.-. A la suma de todo ello hay que añadir el coste de oportunidad que supone destinar a un empleado especialista a una actividad en detrimento de otras o, a uno no especialista, a atender tareas en las que es ineficiente y puede distraer su atención de su actividad principal.

Un ejemplo claro: una promotora inmobiliaria que tenga un gran técnico en obra y lo derive a la parte de planificación y gestión estará perdiendo un importante activo en obra para ganar tiempos muertos en desplazamientos y cambios de registro, además de un resultado impredecible en la planificación.

¿Es esto caro o barato?. Un servicio externalizado especializado puede ser más caro en el coste por hora pero tan sólo facturará las horas reales dedicadas al proyecto y apoyará al personal fijo de la empresa en su rendimiento diario.

También comentábamos que es sencillo. ¿Acaso hay alguna duda?. Se firma un pequeño contrato mercantil que comprometa la confidencialidad, los costes, la dedicación y la duración del contrato. No hacen falta más papeles, más formación, la disposición de nada extra. Tan sólo ganas de trabajar y colaborar para sacar el proyecto adelante.

Externalización de procesos en la PYME

Ventajas

ventajas proyectos ccp gestionPodemos aplicar lo comentado al inicio del post a las características intrínsecas de una PYME: Recursos y capacidad de asunción de riesgos limitados, poco margen de error. Un externo permite aumentar la capacidad de trabajo de la empresa sin comprometer la estabilidad financiera de la misma, sin asumir costes de contratación y liquidación. Máxima flexibilidad, respondiendo a la necesidad de ajustar recursos y sus costes derivados a la demanda real: el externo entra y sale según las necesidades del cliente.

Puede que contar con un especialista externo suponga un desembolso importante en el precio bruto, pero puede estar seguro de que estará ahí mientras el cash flow de su empresa lo permita. ¿Tiene ingresos asegurados?. Tiene el personal a su disposición.¿ No tiene ingresos asegurados?. Prescinda del servicio. Sin problemas, sin rencores. Quizá en otro momento vuelve a necesitarlo.

La gestión externa de procesos se puede resumir en una palabra: eficiencia.

Riesgos

Una de las máximas que debe tener claras en el momento de optar por la externalización de algún proceso de su empresa es la diferencia entre procesos o actividades externalizables y no externalizables. No debe externalizar actividades que constituyan el núcleo de la empresa. Ello debe suponer una exclusividad y una estabilidad en el profesional encargado de ello. La toma última de decisiones nunca es externa.

Posibilidades de aplicación

En CCP Gestión somos especialistas en proyectos de edificación. Además de gestores somos técnicos y conocemos nuestro sector mejor que ninguno. Además la edificación se basa en proyectos muy característicos que hacen necesaria una gestión especializada: proyectos largos, caros y complejos, con afectación en una o varias administraciones públicas, con agentes intervinientes concretos y con costes muy variables y optimizables. Además, la edificación entrega bienes tangibles únicos, no seriados, lo que hace más importante si cabe la presencia en el proyecto de buenos técnicos y gestores.

Una de las ventajas de los proyectos de edificación es que se aprende a controlar riesgos e interesados de toda clase. Desde las ya mencionadas administraciones públicas -locales, regionales o estatales- hasta los vecinos afectados, los técnicos y colegios profesionales, los bancos y financieros, el medio ambiente, el plazo, las compras y contrataciones, el seguimiento de obras y plan de negocio y, lo más importante: la coordinación de personas. Los Recursos Humanos en la distancia corta, atendiendo sus necesidades e intentando sacar el mayor provecho de empleados propios o ajenos. Estas técnicas y formas de trabajo son exportables a otros sectores como la industria, el comercio, la organización de eventos, etc. Dejando detalles concretos al margen, las metodologías de gestión como PMBOK o PRINCE2 son universales, aplicables a diferentes sectores.

La gestión externa de procesos se puede aplicar a:

  • Plan de proyecto
  • Plan de negocio
  • Búsqueda de ofertas y propuesta de contratación
  • Estudio y gestión de riesgos
  • Estudio y gestión de interesados
  • Planificación temporal y de recursos
  • Seguimiento e informe del avance del proyecto
  • Gestión integral de cambios, incluyendo afectaciones en tareas dependientes, plan de negocio, etc.
  • Consultoría
  • Dirección de proyecto

Posibilidades que ofrece, nuevas oportunidades

El riesgo de abarcar más de la cuenta es que, quizá, en un momento dado, no se puede controlar la carga. Un apoyo externo puede ayudarle a asumir nuevos proyectos sin tener que expandir, a la mínima de cambio, su propia estructura. Si la empresa necesita un responsable para un proyecto puntual puede recurrir a un externo sin necesidad de comprometer el resto de su actividad.

¿Necesita una mano con algo?. ¡Hablemos!

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